Skip to content

Blog

บทความ

กล่องใส่เอกสาร กับการทำงานในยุคดิจิตอล ยังจำเป็นอยู่ไหม?

23/08/2021

โลกยุคดิจิตอล ได้เปลี่ยนรูปแบบการทำงานเอกสารให้มาอยู่ในระบบออนไลน์มากขึ้น เพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดเก็บ ส่งต่อ และการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบออนไลน์นี้มีข้อดีมากมาย แต่สำหรับยุคที่ไม่มีระบบออนไลน์ล่ะ? ผู้คนจัดเก็บเอกสารกันอย่างไร?

การจัดเก็บเอกสารในยุคก่อนอินเตอร์เน็ตจนถึงยุคปัจจุบัน

เอกสาร ซึ่งเป็นหลักฐานและข้อมูลสำคัญที่เป็นลายลักษณ์อักษร ในสมัยก่อนมักถูกจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ ซึ่งหากมีเอกสารจำนวนมาก ก็จำเป็นต้องจัดเก็บลงแฟ้มให้ตรงตามหมวดหมู่ แต่เมื่อแฟ้มเริ่มมีจำนวนมากเข้า ก็จะมีการจัดเก็บใส่ลังกระดาษเพื่อความสะดวกในการค้นหา และนำออกมาใช้ในอนาคต

แต่เมื่อเทคโนโลยีเริ่มมีความก้าวหน้ามากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะยุคที่อินเตอร์เน็ตเริ่มมีความแพร่หลายมาจนถึงปัจจุบัน การจัดเก็บเอกสารจึงเริ่มมีการเปลี่ยนแปลงไป โดยใช้ระบบ Electronic Document Management System หรือ eDms ซึ่งเป็นระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์เข้ามาแทนที่การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเดิม ๆ ซึ่งข้อดีของระบบการจัดเก็บเอกสารแบบ eDms นั้น นอกจากจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการใช้กระดาษแล้ว ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ ลดการใช้พื้นที่ในการจัดเก็บ และช่วยให้การค้นหาเอกสารนั้นทำได้ง่ายอีกด้วย

 

แต่ถึงแม้ว่าระบบการจัดเก็บเอกสารแบบ eDms กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อยๆ ในโลกการทำงานยุคดิจิตอล แต่การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเดิม ก็ยังคงมีความสำคัญและยังคงมีบทบาทสำคัญในหลายๆ องค์กร เช่น สำนักงานกฎหมาย ธนาคาร และหน่วยงานของรัฐ เนื่องจากหลักฐานทางเอกสารยังคงเป็นเอกสารสำคัญ และเอกสารออนไลน์นั้นมักประสบปัญหาการปลอมแปลงแก้ไขได้ง่ายกว่าเอกสารที่เป็นกระดาษ

4 วิธีการจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

1. จัดเตรียมอุปกรณ์และสถานที่

ในการจัดเก็บเอกสาร อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้ เช่น กล่องเอกสาร ปากกา แฟ้ม ชั้นวางหรือตู้สำหรับจัดเก็บเอกสาร เป็นต้น

2. แยกกองเอกสาร

รวบรวมเอกสาร แยกกองเอกสารว่าชิ้นไหนที่จำเป็นต้องจัดเก็บลงกล่องเอกสาร หรือชิ้นไหนที่สามารถทิ้งได้ และแยกเป็นหมวดหมู่ เรียงตามลำดับวันที่ให้เรียบร้อย เพื่อสะดวกให้การค้นหาในอนาคต

3. จัดเรียงเข้าแฟ้ม

แยกหมวดหมู่ให้ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารประเภทอะไร และควรแบ่งการจัดเก็บตามระยะเวลา เช่น จัดเก็บเป็นเดือน หรือจัดเก็บเป็นปี เพื่อความสะดวกในการค้นหา และหยิบใช้

4. เก็บเข้าที่

โดยการนำแฟ้มในหมวดหมู่ที่แตกต่างกันใส่ลงในกล่องเอกสารที่แยกออกเป็นหมวดๆ หรือทำสัญลักษณ์เพื่อบ่งบอกประเภทเอกสารที่จัดเก็บ  สำหรับกล่องเอกสารที่นำมาใช้จัดเก็บเอกสาร ควรมีความแข็งแรง ทนทาน เพื่อป้องกันการเกิดความเสียหายหรือแมลงเข้ามาทำลาย เราแนะนำให้เลือกใช้กล่องเอกสารที่ผลิตมาจากกระดาษลูกฟูก เพราะมีข้อดี เช่น

  • สามารถสั่งพิมพ์เพื่อแบ่งตามประเภทเอกสาร เพื่อจัดเก็บเอกสารได้
  • มีความแข็งแรงทนทาน สามารถใช้งานได้ยาวนาน
  • สามารถนำมา Reuse ได้
  • ย่อยสลายได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องทิ้ง ลดการเกิดปัญหาสิ่งแวดล้อม
  • มีราคาถูก สามารถหาซื้อได้ง่าย

การจัดเก็บเอกสารลงกล่องเอกสารอย่างเป็นระบบระเบียบ นอกจากจะช่วยให้การค้นหาเอกสารเพื่อให้การหยิบใช้งานเป็นเรื่องง่ายแล้ว ยังช่วยให้ดูสะอาดตา และไม่เสียเวลาในการค้นหาเอกสารในอนาคต

Photos Credit : Pinterest

สามารถติดตามความเคลื่อนไหวและอัพเดท ผลงานกล่องกระดาษและอุปกรณ์แพคเกจจิ้งอื่นๆ ผ่านช่องทาง

Photos Credit : Pinterest

ช่องทางขายกล่องพร้อมส่ง

อยากได้กล่องแบบนี้ !
ติดต่อทีมงาน

PICK A BOX PACK เลย

Pack a box

.

Branding (2) E-commerce (5) graphic (3) New Normal (2) Packaging (3) กล่อง / แพ็คเกจจิ้ง (1) กล่องกระดาษ (8) กล่องกระดาษแข็ง (1) กล่องขนม (2) กล่องของชำร่วย (1) กล่องบรรจุภัณฑ์ (12) กล่องผลไม้ (2) กล่องพรีเมี่ยม (2) กล่องพัสดุ (9) กล่องพัสดุซื้อที่ไหน (1) กล่องพัสดุพิมพ์ลาย (2) กล่องพิซซ่า (2) กล่องพิมพ์ลาย (6) กล่องพิมพ์แบรนด์ (4) กล่องลูกฟูก (12) กล่องลูกฟูกพิมพ์ลาย (2) กล่องอาหาร (2) กล่องเค้ก (2) กล่องไดคัท (6) กล่องไปรษณีย์ (12) การออกแบบกล่อง (2) ขนาดกล่องพัสดุ (2) ขายออนไลน์ (10) บรรจุภัณฑ์ (3) ผลิตกล่องกระดาษ (1) ผลไม้ (2) รักษ์โลก (4) รับผลิตกล่อง (4) รับออกแบบกล่อง (6) รับออกแบบกล่องบรรจุภัณฑ์ (8) วันสงกรานต์ (2) ออกแบบ (2) ออกแบบกล่อง (2) ออกแบบกล่องบรรจุภัณฑ์ (1) เทคนิคพิเศษ (2) เทรนด์กล่องบรรจุภัณฑ์ (2) แบรนด์ (4) แพคเกจจิ้ง (2) โรงงานผลิตกล่อง (17) โรงงานผลิตกล่องกระดาษ (3)

Related Posts